Bevindingen en non-conformiteiten
Tijdens de daadwerkelijke audit zullen wij jouw producten, processen, diensten of managementsysteem beoordelen aan de hand van de vereisten zoals gespecificeerd in de toepasselijke norm. Tijdens deze beoordeling kunnen wij vragen om documentatie, facturen of registraties in te zien, personeel te interviewen en een kijkje te nemen in je productieomgeving. Daarnaast kan het nodig zijn om je machines te inspecteren op onderhoud, je voedselverwerkingslijnen op lekkages of slijtage, en je gebouwen op correcte vloeren of andere relevante voorzieningen.
Impact op beoordeling en conformiteit
Het identificeren en classificeren van non-conformiteiten
Tijdens deze beoordeling kan de auditor tegen zaken aanlopen die niet voldoen aan de gestelde eisen. De volgende vraag is dan: in welke mate voldoet het onderwerp niet aan de eisen?
Over het algemeen geldt dat wanneer het gaat om een schending van een wettelijke verplichting, een tekortkoming die de mogelijkheid van het te beoordelen onderwerp om het beoogde doel te bereiken beïnvloedt, of een situatie die ernstige twijfel oproept over het vermogen van de organisatie om conforme producten of processen te leveren, wij dit een major non-conformity noemen.
Een major non-conformity kan zo ernstig zijn dat wij deze als een kritische non-conformity moeten aanmerken en de werkzaamheden onmiddellijk moeten stoppen.
Indien de tekortkoming nog steeds een schending van een eis betreft, maar geen major non-conformity rechtvaardigt, wordt dit een minor non-conformity genoemd. Houd er rekening mee dat als wij veel minors constateren, wij kunnen concluderen dat de organisatie haar producten of processen nog steeds niet adequaat beheert en een major non-conformity kunnen toekennen.
Omgaan met non-conformiteiten
De auditor zal uitleggen waarom de non-conformity is vastgesteld en op welke clausule van de regelgeving dit betrekking heeft. De auditor geeft ook aan wat de afwijking van de norm is, de categorie (major/minor) en de termijn waarbinnen het probleem opgelost moet zijn. Vanaf het moment dat de audit is afgerond, start de termijn voor het sluiten van de non-conformity. Als je de non-conformity niet op tijd sluit, zal het systeem je informeren over het opschortingsproces dat Control Union zal starten in overeenstemming met de accreditatieregels. Hoewel dit proces moet worden gestart, zal Control Union je ondersteunen bij het oplossen van de non-conformity.
Omgaan met major en minor non-conformiteiten
Hoe je omgaat met major en minor non-conformities hangt sterk af van het specifieke programma. Over het algemeen verwachten wij dat je major non-conformities redelijk snel aanpakt, normaal gesproken binnen ongeveer zes weken.
Voor minor non-conformities heb je vaak meer tijd om deze op te lossen, maar houd er rekening mee dat dit niet voor alle programma’s geldt. Kritische non-conformities kunnen leiden tot onmiddellijke opschorting van het certificaat, waardoor wij snelle actie van je vereisen.
In dergelijke gevallen is het ook aan te raden dat je zelf snel reageert, omdat het verlies van het certificaat invloed kan hebben op je bedrijfsactiviteiten.
Oplossen van non-conformiteiten
Bij het oplossen van non-conformitieten verwachten wij dat je het probleem oplost en ons binnen de afgesproken termijn bewijs hiervan stuurt. Van jouw organisatie wordt verwacht dat je een root cause analyse uitvoert en de omvang van het probleem vaststelt.
Over het algemeen dien je het directe probleem op te lossen (bijvoorbeeld: ‘maak het gat in de muur dicht’) en te zorgen dat het probleem niet opnieuw voorkomt (bijvoorbeeld: ‘zorg dat de kar niet tegen de muur botst en een gat maakt’). Hiervoor worden de concepten omvang en root cause analyse toegepast.
Een root cause analyse betekent dat je jezelf afvraagt wat het daadwerkelijke onderliggende probleem is. Een methode is om herhaaldelijk de vraag ‘waarom’ te stellen. Bijvoorbeeld: ‘Waarom vallen deze tegels van de muur?’ Antwoord: ‘Omdat de deur af en toe met een klap dichtvalt’. Vervolgens vraag je opnieuw: ‘Waarom valt de deur met een klap?’ Antwoord: ‘Omdat de wind er vrij spel mee heeft’. Over het algemeen stel je deze vraag vijf keer, hoewel je soms eerder een conclusie kunt trekken.
Om de omvang van het probleem vast te stellen, vraag je jezelf: ‘Ik heb dit probleem hier. Kan ik hetzelfde of een soortgelijk probleem elders hebben, of is het waarschijnlijk dat deze oorzaak ook andere onderdelen van mijn organisatie beïnvloedt?’ Als het antwoord ja is, heb je meer op te lossen.
Ons Client Portal zal je door deze stappen leiden en je herinneren wanneer de deadline voor het sluiten van de non-conformiteit nadert.
schorsing van het certificaat
Indien je er niet in slaagt om Control Union Certifications (CUC) bewijs te leveren dat de non-conformiteit binnen de afgesproken termijn is opgelost, krijgt deze een hogere classificatie. Dit betekent dat een minor non-conformiteit wordt opgewaardeerd naar major, en een major non-conformiteit wordt opgewaardeerd naar kritisch, wat kan leiden tot opschorting van het certificaat. Je krijgt nog de resterende tijd die geldt voor de nieuwe classificatie om het probleem alsnog op te lossen. Als dat niet gebeurt, kan je certificaat tijdelijk worden geschorst en uiteindelijk zelfs volledig worden introkken.
Toekenning van een certificaat
Indien je echter het gevraagde bewijs levert, zullen wij beoordelen of de oplossing voldoende is. In veel gevallen is een beoordeling van documenten voldoende, maar het kan ook nodig zijn dat wij de situatie ter plaatse in jouw bedrijf bekijken om vast te stellen dat alles correct is afgehandeld. Zodra wij hebben vastgesteld dat alle non-conformiteiten naar behoren zijn behandeld en opgelost, zullen wij beslissen of je een certificaat krijgt dat aangeeft dat je voldoet aan de eisen, of dat er geen reden is om een reeds uitgereikt certificaat op te schorten.
contact us
Are you looking for a certain service or do you have any questions about the certification program? Let us know. our certifications team is glad to help!